Niniejsza informacja dotyczy osób, które kontaktują się z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) Sedimed sp. z o.o., oraz osób, z którymi IOD kontaktuje się w związku z wykonywaniem swoich zadań – niezależnie od tego, czy jesteś pacjentem, jego przedstawicielem ustawowym lub opiekunem, osobą upoważnioną, pełnomocnikiem, pracownikiem lub współpracownikiem, kandydatem do pracy, przedstawicielem innego podmiotu, czy inną osobą.

Realizując obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO), informujemy, że:

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Sedimed sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie
   (70-240), przy ul. Gabriela Narutowicza 13E, KRS: 0000940498 (dalej: Sedimed lub Administrator). Z Administratorem możesz się skontaktować: e-mail: iod@sedimed.pl lub pisemnie na adres siedziby.
2. Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych: Panią Roksanę Lejpamer, z którą można się skontaktować za pośrednictwem e‑maila: iod@sedimed.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w pkt. 1 powyżej. Z IOD możesz kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.
3. Przetwarzamy Twoje dane w zakresie przekazanym przez Ciebie w wiadomości, m.in. imię, nazwisko, adres e-mail oraz inne dane wskazane w treści wiadomości (np. numer telefonu, numer PESEL czy dane dotyczące zdrowia). Jeżeli to IOD kontaktuje się z Tobą jako pierwszy, przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz dane niezbędne do załatwienia sprawy. Dane te pozyskaliśmy z systemów i dokumentacji Administratora, od podmiotu, który reprezentujesz lub w którym pracujesz, albo ze źródeł publicznie dostępnych. W celu potwierdzenia Twojej tożsamości lub rozpatrzenia sprawy możemy także wykorzystać dane, które już przetwarzamy (np. dane zawarte w dokumentacji medycznej).
4. Jeżeli w wiadomości przekazujesz dane osobowe innych osób (np. dziecka, członka rodziny, mocodawcy, pracownika), przetwarzamy je w celach i na podstawach wskazanych w niniejszej informacji – źródłem tych danych jesteś Ty.
5. Prosimy, aby w wiadomościach e-mail nie przekazywać danych dotyczących zdrowia, numeru PESEL ani skanów dokumentów tożsamości, jeżeli nie jest to niezbędne do załatwienia sprawy. Jeżeli okaże się to potrzebne, wskażemy bezpieczny sposób ich przekazania.
6. Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i podstawach prawnych:
   1. przyjmowania i rozpatrywania żądań dotyczących realizacji praw przysługujących Ci na podstawie art. 15-22 RODO, w tym potwierdzenia Twojej tożsamości – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
   2. rozpatrywania wniosków o udostępnienie dokumentacji medycznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. h) RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
   3. wykonywania obowiązków Administratora wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności związanych z obsługą naruszeń ochrony danych osobowych (w tym zawiadamianiem osób, których dane dotyczą), współpracą z organem nadzorczym oraz nadzorem nad podmiotami przetwarzającymi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
   4. przyjmowania, obsługi i udzielania odpowiedzi na pozostałe wiadomości kierowane do Inspektora Ochrony Danych oraz kontaktu z Tobą pod podanym przez Ciebie numerem telefonu lub adresem e-mail – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie rzetelnej obsługi korespondencji);
   5. dokumentowania sposobu załatwienia sprawy w celu wykazania zgodności przetwarzania z RODO (zasada rozliczalności) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość wykazania przestrzegania przepisów o ochronie danych);
   6. ustalenia, dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw).
7. W przypadku, gdy w treści wiadomości przekazujesz dane osobowe należące do szczególnych kategorii danych osobowych (np. dane dotyczące zdrowia), o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do załatwienia sprawy:
   1. gdy sprawa dotyczy udzielanych świadczeń zdrowotnych lub dokumentacji medycznej, w tym naruszenia ochrony danych w niej zawartych – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h) RODO w związku z przepisami o prawach pacjenta i dokumentacji medycznej;
   2. gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.
8. Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie:
   1. w przypadku żądań dotyczących realizacji praw wynikających z RODO oraz wniosków o udostępnienie dokumentacji medycznej – przez 6 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona, w celu wykazania prawidłowego jej załatwienia oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
   2. w przypadku spraw dotyczących naruszeń ochrony danych osobowych, w tym zawiadomień o naruszeniu i związanej z nimi korespondencji – przez 3 lata, od dnia, w którym doszło do naruszenia, jako element dokumentacji naruszeń prowadzonej na podstawie art. 33 ust. 5 RODO oraz w celu obrony przed roszczeniami;
   3. w przypadku informacji, które zostały włączone do dokumentacji medycznej – przez okres przechowywania dokumentacji medycznej określony w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, tj. co do zasady 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
   4. w pozostałych przypadkach – przez 6 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona.

   Jeżeli przed upływem tych okresów zostanie wszczęte postępowanie sądowe, administracyjne lub karne albo zostanie zgłoszone roszczenie, dane przechowujemy do prawomocnego zakończenia postępowania albo do zaspokojenia lub przedawnienia roszczenia.

9. Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom usług informatycznych, poczty elektronicznej i hostingu, systemów dokumentacji medycznej (jeżeli jest to niezbędne do załatwienia sprawy), archiwizacji dokumentów oraz usług pocztowych i kurierskich, a także podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi prawne. Dane mogą być również przekazywane organom publicznym w zakresie wynikającym z przepisów prawa.
10. Masz prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
11. Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Jeżeli kontaktujesz się z nami, podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, jednak może być ono niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub obsługi zapytania. W przypadku żądań dotyczących realizacji praw z RODO lub udostępnienia dokumentacji medycznej niezbędne jest podanie danych pozwalających potwierdzić Twoją tożsamość. W przypadku niepodania danych niezbędnych do obsługi zgłoszenia Administrator może nie mieć możliwości udzielenia odpowiedzi lub podjęcia odpowiednich działań w związku z otrzymaną wiadomością.
13. Twoje dane osobowe nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych.
14. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.